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Organisation im Büro

In der heutigen schnelllebigen Zeit ist es wichtig, einen gut durchdachten und vor allem strukturierten Tagesablauf zu haben. Das gilt natürlich auch für die Organisation im Büro. Denn wenn die Arbeit am Schreibtisch nicht gut organisiert und durchdacht ist, versinkt man ziemlich schnell im Chaos. Es fängt schon bei der Ablage an. Bestes Beispiel ist die Finanzbuchhaltung, die die Rechnungen ihrer Lieferanten ablegen muss. Nach welchen Kriterien werden die Rechnungen am besten abgeheftet? ablage Da ist es natürlich wichtig zu wissen, wieviel Rechnungen von Lieferanten im Monat beziehungsweise im Jahr so auflaufen. Sind es nur zweihundert oder dreihundert Rechnungen im Jahr, so kann man diese Rechnungen einfach nur nach Datum ablegen. Da gibt es aber Firmen, die ihre Rechnungen lieber nach Rechnungsdatum ablegen oder lieber nach Bezahldatum. Da hängt es natürlich davon ab, nach welchem System man besser eine Rechnung wiederfinden kann beziehungsweise wenn man eine Rechnung im Betriebssystem sucht, ob man diese dann besser nach Bezahldatum oder nach Rechnungsdatum findet. Größere Firmen, die einige hundert oder sogar tausend Rechnungen im Monat haben, müssen ihre Abalge natürlich anders organisieren. So werden oft die größten Lieferanten in separaten Ordnern nach Rechnungsdatum abgelegt. Die kleineren Lieferanten werden separat nach Monaten und Rechnungsdatum abgelegt. Natürlich gibt es auch noch größere Firmen, die gar keine Papierablage mehr haben. Diese scannen die Rechnungen, die nicht per email an die Firma gesendet werden, ein und der Papierbeleg wird vernichtet. Ebenso muss die Abalge der Kontoauszüge gut strukturiert sein. Kontoauszüge in Firmen haben oft noch kleine Belege, die dazu geheftet werden müssen. Diese hängt man in der Regel immer hinter dem Kontoauszug, wo der Abzug oder die Zahlung stattfand. Die meisten Firmen haben verschiedene Banken, daher ist es ratsam, dass die Banken jeweils in verschiedene Ordner geheftet werden. Wichtig ist auch, wenn der Schreibtisch vollgeräumt ist mit Papierstapeln. Eine Hängeregistratur organisieren und die verschiedenen Arbeitsgebiete, Aufgaben und Projekte nach Wichtigkeit einsortieren. Das wichtigste kommt nach vorne und so kann man nach und nach seine Aufgaben abarbeiten. Eine ideale Ergänzung zur Hängeregistratur ist der Papierkorb. Wenn der Schreibtisch überquillt mit Papier, einfach die Zeit nehmen und alles genauestens anschauen. Es ist mit Sicherhiet einiges dabei, was in den Müll kann, weil man es doppelt oder dreifach auf dem Tisch hat oder weil es sich einfach schon von selbst erledigt hat.